PUTTEN – De gemeente Putten wil haar software voortaan via een zogenoemde softwarebroker inkopen. Dat moet zorgen voor minder losse aanbestedingen, meer grip op contracten en minder risico dat de gemeente aanbestedingsregels overtreedt. De beoogde startdatum is 1 januari 2027.
Waarom dit nodig is
Gemeenten gebruiken steeds meer digitale systemen. Denk aan software voor dienstverlening, administratie, vergunningen, informatiebeheer en interne processen. Die systemen moeten veilig blijven werken, goed op elkaar aansluiten en tegelijk volgens de regels worden ingekocht.
Volgens het college wordt dat steeds ingewikkelder. Voor iedere losse applicatie een aparte Europese aanbesteding doen, kost veel tijd, geld en ambtelijke capaciteit. Ook kan het risico’s opleveren voor de dienstverlening als een belangrijk systeem niet zomaar kan worden verlengd of vervangen. Daarom kiest Putten voor een andere route: één aanbesteding voor een softwarebroker.
Zo’n broker is een soort tussenpartij die helpt bij het rechtmatig inkopen, verlengen en beheren van softwarecontracten. De gemeente houdt zelf de regie over welke software nodig is, maar doet dat binnen een vooraf aanbesteed kader.
Minder losse contracten
Het college wil een Europese aanbestedingsprocedure starten. Daarmee zoekt de gemeente een partij die vanaf 2027 als softwarebroker kan optreden. De aanbesteding wordt voorbereid samen met de gemeente Bunschoten en met hulp van een externe adviseur.
De inzet moet vooral zorgen voor overzicht. Nu kunnen softwarecontracten versnipperd raken. Door meer centraal te werken, verwacht de gemeente beter te kunnen sturen op prijs, kwaliteit en contractvoorwaarden. Ook moet duidelijker worden welke software loopt, welke kosten eraan vastzitten en wanneer contracten moeten worden aangepast of verlengd
Het college noemt daarbij ook bestuurlijke zekerheid. Door de software via een aanbesteed kader te laten lopen, wordt het risico kleiner dat achteraf blijkt dat een contract niet volgens de regels is afgesloten.
Niet helemaal vrij kiezen
De gemeente benadrukt wel dat een softwarebroker geen blanco cheque is. Putten blijft gebonden aan de regels van de Aanbestedingswet. Keuzes voor software en leveranciers moeten objectief, uitlegbaar en eerlijk zijn. De broker helpt daarbij, maar neemt die verantwoordelijkheid niet over.
Ook is de keuzevrijheid niet onbeperkt. De gemeente moet werken binnen de afspraken die met de broker worden gemaakt. Daarom moet in de aanbesteding goed worden vastgelegd dat er genoeg ruimte blijft voor maatwerk, nieuwe leveranciers en specifieke wensen van de gemeente.
Het college ziet de brokerconstructie toch als beter beheersbaar dan twee alternatieven. Losse Europese aanbestedingen per applicatie zijn volgens de stukken te tijdrovend en duur. Vrijwillige transparantie, waarbij de gemeente meldt dat zij bestaande software wil blijven gebruiken, geeft volgens het college te weinig zekerheid omdat marktpartijen bezwaar kunnen maken.
Kosten deels afgeschermd
De financiële omvang van de aanbesteding is niet duidelijk uit de stukken. Wel schrijft het college dat het om een flinke financiële stroom gaat. Het geld heeft vooral te maken met vervanging, doorontwikkeling en upgrades van bestaande software. Volgens de gemeente sluiten deze uitgaven grotendeels aan bij budgetten die al in de begroting staan.
Een softwarebroker kost ook geld voor dienstverlening en contractbeheer. De verwachting is dat dit deels kan worden terugverdiend door betere prijsafspraken en sterkere onderhandelingen met leveranciers. Het college waarschuwt wel dat dit niet vanzelf gaat. De gemeente moet actief blijven sturen op contracten en leveranciers.
Start in 2027
Als het college instemt, worden de aanbestedingsstukken opgesteld en gepubliceerd via een digitaal aanbestedingsplatform. Daarna worden de offertes beoordeeld en volgt een gunningsadvies. De voorlopige gunning en afwijzingen mogen namens de gemeente worden verstuurd na akkoord van verantwoordelijk wethouder Ewoud ’t Jong.
De opdracht moet daarna worden uitgevoerd door de winnende partij. De gemeente mikt op een start op 1 januari 2027.
Correctie 27 juli 2026: In een eerdere versie stond dat de gemeente een meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure wilde starten. De gemeente heeft laten weten dat dit onbedoeld verkeerd in het beslispunt van het collegeadvies stond. Het gaat om een Europese aanbestedingsprocedure. Het artikel is daarop aangepast.
